購買案件新規登録
目次
a)基本情報の入力
購買案件の新規登録はメインメニューの発注管理から開くことができます。
発注管理では、「購買新規登録」と「購買一覧」を参照することができます。
新規登録画面では、まずは案件の情報を入力していきます。
案件No./管理番号
- 案件No.・・・システム設定の「採番設定」に基づき、基本情報の登録時に自動的に割り振られます。
- 管理番号・・・任意で設定できます。設定しておくと、案件の検索時に「検索条件」に指定できます。
ステータス
ステータスは
- 発注
- 発注済
- 発注破棄
- 仕入
に分かれており、案件の状況に合わせて設定します。
※初期値は、案件作成日がセットされます。
- 発注・・・案件が「発注」になった際に設定します。その際、「発注日」を設定します。
- 発注済・・・案件が「発注済」になった際に設定します(明細情報を入力していないと設定できません)。
- 発注破棄・・・案件が「発注破棄」になった際に設定します(明細情報を入力していないと設定できません) 。その際、「発注破棄日」も設定します。
- 仕入・・・案件が「仕入」になった際に設定します。その際、「仕入日」と「支払予定日」を設定します。
基本情報
基本情報では、その案件に関する基本的な情報を登録します。
- 購買案件名・・・購買案件名を入力します。
- 納期・・・その購買案件の納期を設定できます。
仕入先・納品先情報
それぞれの内容は事前にマスタに登録した内容を引用することができます。
また、納入先は「自社」「取引先」「物件」「部門」から選択できるので、案件に合わせた登録を行なえます。
- 仕入先・・・その案件の仕入先を設定します。入力欄に得意先コードを入力するか、
をクリックして得意先検索から選択することで事前に「取引先情報」で登録した得意先情報を引用します。 - 仕入先担当・・・その案件の仕入先の担当者を設定できます。入力欄に得意先担当者のコードを入力するか、
をクリックして取引先担当者検索から選択することで事前に「取引先情報」で登録した得意先の担当者情報を引用します。 - 物件・・・その案件の物件を設定できます。入力欄に物件コードを入力するか、
をクリックして物件検索から選択することで事前に「物件情報」で登録した物件情報を引用します。 - 納入先・・・その案件の納入先を設定できます。
をクリックすると納入先を「自社」、「取引先」、「物件」、「部門」で選択でき、それぞれ検索を行ない、事前に登録した納入先を選択できます。 - 納入先住所・・・納入先の住所を設定できます。入力欄に郵便番号を入力するか、
をクリックして住所検索から選択することで住所情報を引用します。引用された住所の入力欄は修正できるので、番地などを追記できます。 - 集計名称1～4・・・システム設定の「集計名称設定」の「案件・購買関連集計名称」で登録した名称が表示されます。それぞれの項目で
をクリックして検索画面を表示することで、事前に「集計区分名称」で登録した顧客の業態を引用します。
発注者情報
発注者情報では自社担当者の情報を設定します。
- 自社担当者・・・その案件の自社担当者を設定できます。入力欄に担当者コードを入力するか、
をクリックして担当者検索から選択することで、事前に「自社担当者情報」で登録した担当者情報を引用します。 - 部門・・・その案件の担当部門が設定できます。自社担当者を設定した際に担当者に紐付けた部門が自動で入力されます。
参照情報
明細情報で登録した「発注金額」と「仕入金額」が表示されます。
- 発注金額・・・その購買案件の明細情報の発注書で登録した金額が表示されます。
- 仕入金額・・・その購買案件の明細情報の仕入書で登録した金額が表示されます。
摘要・メモ
その案件に関するそれぞれの内容を自由に入力できます。
- 摘要・・・その案件に関する摘要を入力できます。 ※基本情報欄の摘要は、支払書に情報として表示されます。
- メモ・・・その案件に関するメモを入力できます。出力するものではなく、画面上で確認するものとなります。
印刷設定
見出し行の単価・金額を表示するかどうかを切り替えることができます。
案件から発注作成
基本情報を登録すると「案件から発注作成」が選択できるようになります。
ここをクリックすると登録している案件から受注原価の情報を引用し、それを元にして発注明細を作成できます。
※引用できる明細は伝票に直接入力したものか、「商品情報」で「商品区分」を「仕入区分」に設定した商品に限ります。
引用する原価情報は明細単位で選択し、発注明細に反映できます。
ファイル添付
「管理番号」を登録することで、その管理番号に紐付くフォルダ内の資料を参照することができます。
フォルダはシステム設定で設定したフォルダが参照されます。
b)明細情報の入力
基本情報を登録すると、「明細情報を入力」が選択できるようになります。
ここをクリックすると明細情報の入力画面に遷移し、各伝票の明細を入力できます。
その際、伝票内の仕入先住所や仕入先担当者、会社情報などは登録した基本情報から自動で引用されます。
また、「摘要」「No.」「発注日」は編集することもできます。
明細情報では明細の各項目を入力できます。
「金額」の項目では「数量」×「単価」が自動で計算され、その値が入力されます。
伝票下部にはその伝票の明細の「小計」「消費税」「合計」が表示され、「合計」は伝票の「合計金額」に入力されます。
c)印刷をしてみる
作成した帳票は「帳票出力」をクリックすることでPDFファイル形式で出力することができます。
出力する帳票の形式は設定を行なうことでカスタマイズできます。
- 宛先・・・「仕入先」が選択されます。
- 敬称・・・「様」「御中」から選択できます。
- ソート・・・「購買番号」「発注日」のどちらかを基準に昇順、降順で並び替えることができます。
- 複数伝票の扱い・・・伝票の出力方法を「伝票を個別に出力」「伝票を束ねて出力」から選択できます。
窓付き封筒レイアウトでの宛先、表紙、内訳書、有効期限、相手先担当者の項目はボタンをクリックすることで設定のON/OFFを切り替えできます。
d)タブの種類
伝票は
- 発注書
- 仕入書
- 送付状
に分かれています。
明細の入力項目、ツールボタン、明細欄外の項目などはどの伝票でも共通しています。
参考情報は
- 合計金額
- 消費税金額
- 消費税(軽減税率)金額
- 合計消費税金額
- 合計金額(税込)
- 値引金額
の項目に分かれており、それぞれの伝票に関係した項目が表示されます。
各項目には発注書、仕入書で登録した内容が自動的に入力されます。
e)ツールボタンの説明
明細情報の入力に便利なツールボタンが用意されています。
使用することで明細行の挿入、コピーなどを簡単に行なえます。
伝票上部
- 行挿入・・・対象の明細行の下に1行挿入します。
- 行削除・・・対象の明細行を削除します。
- 行移動(上へ)・・・対象の明細行を1行上に移動します。
- 行移動(下へ)・・・対象の明細行を1行下に移動します。
- 一括値入力・・・「数量」か「単価」を選択している状態でクリックすると入力されている明細行に一括で値を入力できます。
- コピー・・・対象の明細行をコピーします。
- 貼り付け・・・コピーした明細行を対象の明細行に貼り付けます。
伝票左側
- 対象・・・明細行を選択します。上部の「全て選択」「全て解除」で一括で操作できます。
- 見出・・・チェックを入れるとその行を見出として設定できます。
- 区分・・・その明細行を「明細」「小計」「見出小計」「値引」「値引後小計」「注釈」「改ページ」のいずれかに設定できます。
- 自社品番・・・
をクリックして商品検索から選択することで「商品情報」で事前に登録した商品情報を明細行に反映できます。
伝票右側
- 上代・・・その明細行の上代を入力できます。
- 掛率・・・その明細行の掛率を入力できます。
- 消費税・・・消費税率を選択できます。
- 消費税率・・・「消費税」で選択した消費税率が転記されます。
- 品種名・・・
をクリックして品種検索から選択することで「品種情報」で事前に登録した品種名を引用します。 - 表示・・・チェックを外した明細が伝票の出力時に表示されなくなります。
f)便利な機能
明細パターン
「場所」や「箇所」などを同じ内容で入力することが多い場合、「明細パターン」をクリックすることでテンプレートとして保存でき、その内容を引用できます。
発注書から仕入書への転記
発注書登録時に登録ボタンの右にある△をクリックすると、伝票の登録方法が表示されます。
登録方法は、
- 発注書単体に反映する
- 明細を仕入書に反映する
の2つに分かれています。
これにより、発注書の明細内容を仕入書に転記できます。
